Kiezen van een incassobureau. Waar moet ik op letten?
Je hebt je werk gedaan en stuurt een factuur naar je klant. Dat hebben we immers in Nederland met elkaar zo afgesproken: Jij doet je werk en de klant betaalt daarvoor. Maar helaas, in dit geval loopt het anders. De klant betaalt niet, ook niet na een paar herinneringen en zelfs niet na een telefoontje. Je weet het even niet meer en overweegt om een incassobureau in te schakelen. Maar welke? Waar moet je op letten bij het kiezen van een incassobureau?
Er zijn veel incassobureaus en die zijn zeker niet allemaal ‘fris’. Steeds vaker hoor je over incassobureaus die zich niet aan de regels houden. En daar wil je natuurlijk geen zaken mee doen, want dat doet geen goed aan je reputatie. Maar hoe kies je dan het juiste incassobureau. In dit artikel geef ik je 10 simpele, maar effectieve tips.
1. Laat je niet verleiden om online klant van een incassobureau te worden
Natuurlijk wil je zo snel mogelijk alsnog betaald worden, maar niet ten koste van alles. Dus laat je op internet niet verleiden tot overhaaste beslissingen. Niet online klant worden en je onbetaalde factuur invoeren a.u.b.! Want je weet nooit wie er achter die website schuil gaat. Je klant heeft (nog) niet betaald, maar je wilt wel graag dat er fatsoenlijk met hem omgesprongen wordt, toch? Echt, het loont de moeite om op zijn minst telefonisch met iemand van het incassobureau gesproken te hebben.
2. Vraag rond in je netwerk naar ervaringen met incassobureaus
Tijdens een netwerkborrel kun je rustig eens vragen naar ervaringen met incassobureaus. Vraag vooral naar het contact met het incassobureau. Is dit persoonlijk? Krijg je goed advies? Heb je een vaste contactpersoon? Maar minstens zo belangrijk is het om te vragen naar hoe het incassobureau met hun debiteuren (klanten) omgaat. Dus wat zeggen je klanten over het incassobureau? Worden zij netjes behandeld?
3. Zoek op internet naar klachten over het incassobureau
Heb je een incassobureau op het oog? Zoek dan op internet naar ervaringen en klachten. Op www.klacht.nl krijg je een aardige indruk. En bedenk dat meestal ook de klant van het incassobureau genoemd wordt. Dus jouw bedrijf zal bij een klacht in één adem genoemd worden met het incassobureau. En dat wil je voorkomen, toch?
4. Vraag of het incassobureau een online klanten portal heeft
Bij de meeste incassobureaus kun je ook online terecht. Niet alleen om nieuwe facturen in te voeren, maar ook om gedetailleerd te kunnen zien welke acties het incassobureau uitgevoerd heeft en of er misschien al iets betaald is. Vraag bovendien of er management rapportages bekeken kunnen worden.
5. Maak duidelijke afspraken over tarieven en werkwijze.
Veel incassobureaus werken op no-cure-no-pay basis, maar wil je dat wel? Realiseer je, dat het incassobureau tot het uiterste zal gaan en de laatste cent zal willen incasseren. Anders verdient het incassobureau immers niets? Niet zelden volgt het ene dreigement het andere dreigement op en wordt de debiteur (jouw klant!) bang gemaakt. Wanneer jouw klant dan uiteindelijk betaalt, weet je één ding zeker: het contact met je klant is er niet beter op geworden. Maak daar duidelijke afspraken over. Betaal desnoods wél voor de behandeling, ook als er uiteindelijk niets betaald wordt. Wel zo eerlijk, toch? Het incassobureau heeft tenslotte werk verricht en mag daar best voor betaald worden. Als je de tarieven niet begrijpt, als je niet begrijpt hoe het incassobureau er iets aan gaat verdienen, of als er te veel onduidelijkheden en vaagheden zijn, schroom dan niet. Bedank het incassobureau voor de moeite en ga op zoek naar een incassobureau met tarieven die je wel begrijpt.
6. Maak duidelijke afspraken over afdrachten.
Als het incassobureau de factuur incasseert, staat het geld op de bankrekening van het incassobureau. En dus (nog) niet bij jou. Ik vind dat jouw geld maximaal een maand op de bankrekening van het incassobureau mag staan. Dus spreek een maximum termijn af en laat dat vastleggen in het contract. Let op dat het incassobureau niet alleen uitbetaalt als de factuur helemaal betaalt is, maar dat ook elke deelbetaling aan jou wordt overgemaakt. Anders zit je namelijk zo maar een jaar op je geld te wachten als het incassobureau een betalingsregeling met je klant afsluit.
7. Laat alles vastleggen in een contract
In het gesprek met een verkoper komen heel veel dingen aan bod en worden er veel dingen toegezegd. Noteer deze dingen en vraag om ze vast te leggen in een contract. Als dit een probleem is, of als de door jou genoteerde dingen niet voorkomen in het contract, dan is er iets mis. Ik zou overwegen om afscheid te nemen en opnieuw te gaan zoeken. Als dit al niet goed gaat …..
8. Vraag of het incassobureau ook een portal heeft door debiteuren
Kan je klant online betalen via een portal van het incassobureau? Kan hij daar ook opmerkingen plaatsen? Een betalingsregeling aanvragen? Als dat allemaal kan, dan is het incassobureau dus 24/7 bereikbaar voor jouw klant en dat is een grote plus!
9. Vraag om referenties
Vraag aan het incassobureau om het telefoonnummer van 5 klanten en vraag of je ze even mag bellen. Je hoeft ze niet persé allemaal te bellen, maar de reactie op jouw vraag vertelt je al heel veel. Een incassobureau dat niets te verbergen en een heleboel tevreden klanten heeft, zal hier niets op tegen hebben en je in no-time voorzien van 5 telefoonnumers.
10 Wij van WC-eend adviseren WC-eend
De kans dat je gaat samenwerken met een goed, betrouwbaar incassobureau wordt een stuk groter als je de bovenstaande tips ter harte neemt. U kunt natuurlijk gaan zoeken en elk incassobureau tegen deze punten aanhouden. U kunt ook contact opnemen met IMNederland en de 9 bovenstaande punten bespreken. Ook dan weet u zeker dat u een goede en betrouwbare partner kiest.
